Wie man ein Projekt gemeinsam mit uns aufbaut.

Das Erasmus+-Jugendfeld läuft auf zwei parallelen Förderlogiken. KA1 (Leitaktion 1) fördert Einzelpersonen, die sich bewegen: Jugendaustausche, Fortbildungskurse für Jugendarbeiter:innen, Job-Shadowing, Studienbesuche. KA2 (Leitaktion 2) fördert Organisationen, die kooperieren: gemeinsame Methoden, Trainingsmaterialien, Curricula, Forschung, Toolkits entwickeln.

Beide werden unter demselben Erasmus+-Programm gefördert, von denselben Nationalen Agenturen verwaltet und beinhalten oft dieselben Organisationen. Aber Antragsverfahren, Budgetstruktur, Leistungen, Zeitpläne und Qualitätskriterien sind in fast jedem operativen Aspekt unterschiedlich.

Wann man was verwendet

Wenn das Ziel ist, bestimmten jungen Menschen eine Erfahrung zu geben, die ihre Beziehung zu Europa verändert — das ist KA1. Wenn das Ziel ist, etwas zu produzieren, das Organisationen in ganz Europa danach nutzen können (ein Toolkit, eine Methode, Trainingsmaterialien) — das ist KA2. Die beiden kombinieren sich oft in einer langfristigen Partnerschaft: Eine KA2 produziert die Methodik, KA1-Kohorten pilotieren sie.

Die meisten Partnerschaften, die der VJMS anstrebt, werden im Laufe der Zeit beides umfassen. Mit einer KA1 beginnen, um operatives Vertrauen aufzubauen. Zu einer KA2 übergehen, sobald die Zusammenarbeit erprobt ist.

Jedes Erasmus+-Jugendprojekt hat drei operative Rollen. Oft werden sie von verschiedenen Organisationen gespielt; manchmal spielt eine Organisation mehrere Rollen im selben Projekt.

Entsendeorganisationen rekrutieren Teilnehmer:innen aus ihrem Land, bereiten sie vor der Abreise vor, übernehmen Reise- und Visa-Logistik und sind während des gesamten Prozesses Ansprechpartner:in. Für eine in Wien lebende junge Person, die an einem Austausch in Lissabon teilnimmt, ist der VJMS die Entsendeorganisation.

Gastgeberorganisationen empfangen die Teilnehmer:innen und führen das Vor-Ort-Programm durch — Unterkunft, Verpflegung, tägliche Aktivitäten, Trainer:innen, lokale Logistik, Notfallunterstützung. Gastgeben ist operativ aufwändiger als Entsenden, und die Gastgeberorganisation erhält den größten Anteil am Organisationsunterstützungs-Budget des Projekts.

Koordinierende Organisationen schreiben den Förderantrag, unterzeichnen den Zuschussvertrag mit ihrer nationalen Agentur, verwalten das Budget zentral und berichten der NA über das Projekt. Bei einem KA1-Jugendaustausch ist die koordinierende Organisation in der Regel dieselbe wie die Gastgeberorganisation. Bei einer KA2-Partnerschaft ist die koordinierende Organisation eine bestimmte Partnerorganisation — meist die mit der meisten Verwaltungserfahrung — und die übrigen unterzeichnen als Projektpartner.

Die Rolle, die wir in absehbarer Zukunft nicht spielen werden: Leitkoordinator einer Kooperationspartnerschaft. CPs erfordern vom Koordinator die Verwaltung mehrjähriger Komplexität, großer Konsortien und finanzieller Verantwortung, für die wir noch nicht gerüstet sind. Wir werden CPs als Partner beitreten, wo der Lead erfahren ist. Wir werden keine leiten, bis unsere Akkreditierung 2027 vorliegt und wir mehrere kleinere Projekte gut abgeliefert haben.

Der Förderfluss: Europäische Kommission → Nationale Agentur → Koordinierende Organisation → Projektpartner. Die NA erhält eine jährliche Budgetzuweisung von der Kommission, führt Antragsrunden durch und zahlt Mittel an genehmigte Koordinatoren aus. Koordinatoren erhalten 80 % bei Unterzeichnung des Zuschussvertrags, die restlichen 20 % nach Genehmigung des Abschlussberichts.

Die Budgetstruktur hängt von der Leitaktion ab.

KA1 Jugendaustausch — die Kostenkategorien

Organisationsunterstützung. Ein pro-Teilnehmer:in und pro-Tag-Betrag, der die Arbeit des Projektbetriebs abdeckt — Personalzeit, Veranstaltungsort, Materialien, Verpflegung, Vor-Ort-Moderation, Vorbereitung vor der Abreise, Nachbereitung. Aufgeteilt zwischen Entsende- und Gastgeberorganisationen, wobei der Gastgeberanteil größer ist, da die operative Last vor Ort schwerer wiegt.

Reise. Berechnet nach Distanzband — die Luftliniendistanz zwischen Entsende- und Gastgeberstädten bestimmt einen Festbetrag pro Teilnehmer:in. Der Zuschussbetrag, nicht die tatsächlichen Reisekosten, wird ausgezahlt. Weniger auszugeben bedeutet, die Differenz zu behalten; mehr bedeutet, dass Teilnehmer:innen die Differenz tragen.

Individuelle Unterstützung. Eine kleine tägliche Aufwandsentschädigung, die Teilnehmer:innen bei der Ankunft oder per Überweisung ausgezahlt wird. Taschengeld, variiert geringfügig nach Lebenshaltungskosten des Landes.

Inklusionsunterstützung. Reale Aufstockungsförderungen für Teilnehmer:innen mit weniger Chancen — Zugänglichkeitsanpassungen, Begleitunterstützung, zusätzliche Reise, wo Standardbandsummen die Fahrt nicht abdecken würden. Im gesamten Sektor erheblich untergenutzt; die EU hat Partner gedrängt, mehr davon zu verwenden.

Außerordentliche Kosten. Für Dinge außerhalb normaler Kategorien — Visa-Gebühren, spezifische Barrierefreiheitskosten, bestimmte Versicherungsprämien. Basis tatsächlicher Kosten mit Begründung.

KA2 Kleinpartnerschaft — die Struktur

Völlig anderes Modell. Das Budget ist ein Pauschalbetrag — entweder 30.000 € oder 60.000 € für die gesamte Partnerschaft über ihre Laufzeit. Du bewirbst dich für einen der beiden Beträge basierend auf dem Umfang der vorgeschlagenen Leistungen.

Die Berichterstattung gegen einen Pauschalbetrag konzentriert sich darauf, ob die vereinbarten Leistungen erbracht wurden — produzierte Toolkits, getestete Methoden, abgehaltene Multiplikationsveranstaltungen — und nicht auf Einzelposten. Das vereinfacht die Finanzberichterstattung erheblich gegenüber aufgelisteten Modellen, und deshalb sind Kleinpartnerschaften der richtige Einstieg für Organisationen, die neu in KA2 sind.

KA2 Kooperationspartnerschaft — zum Kontext

Aufgelistetes Budget über Kategorien: Projektmanagement & -durchführung (eine monatliche Pauschale für den Koordinator), Transnationale Projekttreffen, Multiplikationsveranstaltungen, Projektergebnisse, Besondere Bedarfe, Außerordentliche Kosten. Budgets typischerweise 120.000–400.000 € pro Konsortium über 24–36 Monate. Aufwändigere Berichterstattung, volles Prüfungspotenzial, mehr administrative Last.

Der Erasmus+-Kalender läuft auf jährlichen Runden mit festen Fristen, die im Programmleitfaden veröffentlicht werden. Die genauen Daten verschieben sich leicht von Jahr zu Jahr, aber der Rhythmus ist stabil.

Der jährliche Rhythmus

KA1 Jugend (Austausche und Jugendarbeitermobilität). Zwei Runden pro Jahr. Die erste Frist liegt typischerweise im späten Februar für Projekte, die zwischen Juni und Dezember desselben Jahres starten. Die zweite Frist liegt typischerweise Anfang Oktober für Projekte, die zwischen März und August des Folgejahres starten.

KA2 Kleinpartnerschaften. Zwei Runden pro Jahr, ähnlicher Zeitplan wie KA1. Projekte können 3–6 Monate nach dem Bescheiddatum starten.

KA2 Kooperationspartnerschaften. Üblicherweise eine Runde pro Jahr, Frist im März. Projekte starten 6+ Monate nach Bescheid, laufen 24–36 Monate.

Wie lange eine gute Bewerbung dauert

Eine ehrliche Schätzung für ein erfahrenes Konsortium, das an einem vertrauten Thema arbeitet: 8 bis 12 Wochen fokussierter Vorbereitung. Das umfasst Partnerabstimmung, Themenentwicklung, Projektdesign, Budgeterstellung, Antragsentwurf und Überprüfung. Weniger als 6 Wochen bedeutet Hetze; weniger als 4 Wochen bedeutet das Risiko einer Ablehnung oder schwachen Projektqualität.

Für neue Partnerschaften oder unbekannte Themen rechne mit 14–16 Wochen Vorbereitung. Der Engpass ist selten das Antragsformular selbst — es ist die Partnerabstimmungsarbeit, die bevor man das Formular sinnvoll ausfüllen kann, stattfinden muss.

Von der Einreichung bis zum Projektstart

Der aktuelle Zyklus des VJMS

Wir zielen auf die Runde Februar 2027 für unsere erste KA2-Kleinpartnerschafts-Bewerbung. Partner, mit denen wir jetzt (Mai 2026) Gespräche beginnen, haben 9 Monate Zeit, gemeinsam eine belastbare Bewerbung zu entwickeln. Das ist ein realistischer Zeitplan, aber kein großzügiger — er bedeutet, Partnerabstimmungsgespräche jetzt zu beginnen, nicht erst Ende 2026.

Für KA1 treten wir im Jahr 2026 bestehenden genehmigten Projekten als Entsendeorganisation bei und bewerben uns als Koordinator/Gastgeber für die Oktober-2026-Runde (Projektstart Frühjahr 2027).

Wir arbeiten mit Partnerorganisationen in fünf unterschiedlichen Modellen. Jedes hat ein anderes Zeitprofil, eine andere Verpflichtungstiefe und ein anderes Risikoprofil.

Modell 1 — Entsenden in dein Gastgeberprojekt (jetzt aktiv)

Du bist eine genehmigte KA1-Gastgeberorganisation. Du hast Förderung, ein Projekt und brauchst eine Entsendeorganisation für österreichische Teilnehmer:innen. Der VJMS rekrutiert, wählt aus, bereitet vor und begleitet eine österreichische Kohorte zu deinem Austausch. Dies ist das Modell mit der geringsten Verpflichtung und das einfachste erste gemeinsame Projekt.

Geeignet für: Etablierte Organisationen mit bestehenden KA1-Projekten, die eine österreichische Entsendeorganisation benötigen. Vertrauensaufbau für das erste Projekt.

Modell 2 — Deinen entsendeten Teilnehmer:innen Gastgeber sein (ab Q4 2026)

Das Spiegelbild von Modell 1. Der VJMS veranstaltet einen KA1-Austausch im 15. Wiener Gemeindebezirk; du sendest Teilnehmer:innen aus deinem Land dazu. Wir konzipieren und führen das Vor-Ort-Programm durch; du übernimmst Rekrutierung und Vorbereitung auf deiner Seite.

Geeignet für: Organisationen, deren Teilnehmer:innen von einem Wien-basierten Austausch profitieren würden. Besonders relevant, wenn das Thema Wiens Besonderheiten berührt — mehrsprachiger urbaner Kontext, EU-institutionelle Präsenz, interkulturelle Integrationsmodelle.

Modell 3 — Gemeinsame KA1-Bewerbung (offen für die Oktober-2026-Runde)

Wir konzipieren und reichen gemeinsam einen KA1-Antrag ein — typischerweise mit dem VJMS als Koordinator/Gastgeber in Wien und einer oder mehreren Partnerorganisationen als Sender. Teilt die Arbeit der Projektentwicklung und die Früchte der Durchführung.

Geeignet für: Partner, die ein Projekt von Anfang an gestalten wollen, statt einem bereits konzipierten beizutreten. Erfordert mehr Vorab-Abstimmungsarbeit als Modelle 1 oder 2.

Modell 4 — Gemeinsame KA2-Kleinpartnerschaft aufbauen (Ziel: Februar-2027-Runde)

2–3 Partnerorganisationen aus 2–3 Ländern, 6–24 Monate Projekt, 30.000 € oder 60.000 € Pauschalbetrag, ein greifbares Ergebnis aufbauen (Toolkit, Methode, Curriculum). Der VJMS ist bereit, je nach Erfahrung und Kapazität der einzelnen Partner zu koordinieren oder als Partner teilzunehmen.

Geeignet für: Partnerschaften, die bereits ein gemeinsames Thema haben und gemeinsam etwas Dauerhaftes produzieren wollen, nicht nur eine einmalige Kohortenerfahrung. Erfordert echtes Engagement — Kleinpartnerschaften sind einfacher als Kooperationspartnerschaften, aber sie sind immer noch 6–24 Monate gemeinsame Arbeit.

Modell 5 — Partner in deiner koordinierten KA2-Kooperationspartnerschaft

Du bist eine etablierte Organisation mit der Kapazität, eine Kooperationspartnerschaft zu koordinieren. Wir treten als Partner bei — und bringen Wien-basierten Teilnehmerzugang, mehrsprachige Kapazität und unsere spezifische Perspektive auf Inklusion in Jugendmobilität mit. In dieser Phase leiten wir nicht.

Geeignet für: Kooperationspartnerschaften, bei denen die federführende Organisation klare Kapazität hat und wir ein komplementärer Partner wären. Besonders ausgerichtet, wo Inklusion unterrepräsentierter junger Menschen ein zentrales Projektthema ist.

Partnerschaften scheitern, wenn Erwartungen implizit sind und sich als unterschiedlich herausstellen. Beide Seiten nehmen an, die andere weiß, was normal ist; beide stellen zu spät fest, dass „normal" verschieden war. Wir versuchen, Erwartungen explizit zu benennen, damit sie besprochen werden können, bevor sie Schaden anrichten.

Dokumentationsstandards

Jede Partnerschaft operiert auf Basis eines schriftlichen Projektabkommens, das benennt: Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Partners, Budgetzuteilung, Leistungszeitplan, Kommunikationsprotokoll, Konfliktlösungsmechanismus und Austrittskonditionen. Für KA1-Jugendaustausche mit dem VJMS als Entsendeorganisation umfasst das auch die Teilnehmerauswahlkriterien (wir teilen unsere; wir erwarten, eure zu sehen).

Kommunikationsnormen

E-Mail ist unser primärer Kanal für inhaltliche Angelegenheiten. Echtzeit-Messaging (Signal, WhatsApp) für zeitkritische Koordination. Videoanrufe (Whereby, Jitsi oder Zoom) für wichtige Entscheidungen und Meilensteinüberprüfungen. Wir erwarten, dass Partner ein gemeinsames Projektdokument führen — in der Regel eine Notion-Seite oder ein Google Doc — das in aktiven Projektphasen wöchentlich aktualisiert wird.

Manche Muster wiederholen sich im europäischen Jugendmobilitätssektor. Sie zu benennen hilft beiden Seiten, sie zu vermeiden — und die Dinge zu gestalten, die tatsächlich funktionieren.

Häufige Fehlermuster (benannt, um sie zu vermeiden)

Fehlausgerichtete Erwartungen an Teilnehmerprofile. Eine Partnerorganisation erwartet eine homogene, sprachgewandte, leicht zu koordinierende Kohorte; die andere erwartet eine bewusst gemischte Gruppe, einschließlich Teilnehmer:innen mit Sprachbarrieren und früheren Traumaerfahrungen. Beide Interpretationen sind legitim. Der Konflikt ist kein Teilnehmerproblem — es ist ein Partnerschaftsdesignproblem, das in den Vorantrags-Gesprächen hätte gelöst werden sollen.

Berichterstattungs-Engpässe. Eine Partnerorganisation ist langsam bei der Einreichung ihres Dokumentationsanteils; der Gesamtbericht des Koordinators läuft verspätet ein; die NA markiert das Projekt als nicht konform; das Vertrauen erodiert für alle. Fast immer vermeidbar durch meilensteinbasierte Berichterstattungsvereinbarungen statt Projektende-Fristen.

Kulturelle Reibung als schlechter Wille missverstanden. Unterschiedliche nationale Arbeitskulturen interpretieren Kommunikationsnormen, Hierarchie und Zeit unterschiedlich. Berliner Partner können mediterrane Partner als unzuverlässig lesen; mediterrane Partner können Berliner Partner als kalt lesen. Beides stimmt nicht; beide handeln in gutem Glauben aus unterschiedlichen Grundannahmen. Die Lösung besteht darin, die Unterschiede früh zu benennen, nicht darin, die Persönlichkeit irgendjemandes umzugestalten.

Koordinator-Überlastung. Eine Partnerorganisation — in der Regel der Koordinator — macht am Ende 80 % der Arbeit, während andere 20 % leisten. Groll häuft sich an, zukünftige Partnerschaften zerbrechen. Die Lösung ist eine explizite Rollenverteilung in der Antragsphase, einschließlich realistischer Zeitschätzungen pro Partner pro Phase.

Themen-Drift. Was beantragt wurde und was geliefert wird, divergieren im Laufe der Projektlaufzeit. Manchmal ist das gut (auf Teilnehmerbedürfnisse reagieren); manchmal ist es Drift weg vom geförderten Umfang, was Berichterstattungsprobleme schafft. Die Lösung sind dokumentierte Mitte-Projekt-Check-ins speziell zur Themenausrichtung, nicht nur zur operativen Lieferung.

Was funktioniert

Mehrere Vorbereitungsgespräche. Nicht eines. Das erste Gespräch ist explorativ und voller Möglichkeiten; nachfolgende Gespräche legen tatsächliche Unterschiede offen. Beim dritten oder vierten Gespräch hat die Partnerschaft entweder echte Ausrichtung oder hat Inkompatibilitäten aufgedeckt. Beide Ergebnisse sind nützlich; beide sind besser als das Feststellen von Fehlausrichtung nach Unterzeichnung des Zuschussvertrags.

Dokumentierte Partnerrollen, nicht „wir werden es schon herausfinden". Die „Wir-werden-es-schon-herausfinden"-Haltung ist eine Illusion von Flexibilität, die in asymmetrische Arbeitsverteilung mündet. Schriftliche Zuteilung, auch wenn sie später überarbeitet wird, ist ehrlicher.

Mitte-Projekt-Check-ins über die formalen Berichte hinaus. Vierteljährliche 30-minütige Partnergespräche explizit dazu, Reibung aufzudecken. Die meiste Reibung ist klein und leicht zu lösen, wenn sie früh benannt wird; dieselbe Reibung ist dramatisch und partnerschaftsbeendend, wenn sie neun Monate lang still angesammelt hat.

Konfliktlösungsvereinbarung schriftlich. Bevor ein Konflikt entsteht. Was ist der Prozess, wenn eine Partnerorganisation ins Hintertreffen gerät? Was passiert, wenn Berichterstattung verspätet ist? Wer entscheidet bei Umfangsänderungen? Das in ruhigen Zeiten aufzuschreiben bedeutet, in stressigen Zeiten etwas zum Nachschlagen zu haben.

Vertrauen durch kleine Projekte vor großen aufbauen. Eine erfolgreiche KA1 zwischen zwei Organisationen schafft die Grundlage für eine KA2 zwischen denselben beiden Organisationen. Eine KA2 zwischen Organisationen, die noch nie zusammengearbeitet haben, ist risikoreich; manche gelingen brillant, viele produzieren erhebliche Reibung.

Was tatsächlich zwischen „interessant, lass uns reden" und einem Projekt mit echten Teilnehmer:innen passiert.

Schritt 1 — Erstes Gespräch (Woche 1). Ein 45-minütiger Videoanruf. Wir fragen, was ihr tut, wo, mit wem, welche Programme ihr durchgeführt habt. Ihr fragt dasselbe von uns. Das Gespräch ist explorativ; nichts wird verpflichtet. Das Ziel ist, Ausrichtung schnell aufzudecken: gemeinsame Themen, komplementäre Kapazitäten, ähnliche Arbeitsstile.

Schritt 2 — Gegenseitige Due Diligence (Wochen 2–3). Wir schicken unsere Statuten, aktuelle Projektdokumentation, unsere OID, unsere Governance-Struktur und allfällige Referenzen von Organisationen, mit denen wir zusammengearbeitet haben. Ihr schickt das Äquivalent von eurer Seite. Beide Seiten überprüfen, dass die andere eine echte, rechtlich gegründete und missionsmäßig ausgerichtete Organisation ist. Das geht für etablierte Partner schneller; länger für Organisationen, die neuer im Sektor sind.

Schritt 3 — Pilotprojekt oder Vollprojekt (ab Woche 4). Von hier aus zwei Wege:

Für Partner mit erheblicher KA1/KA2-Erfahrung und klarer Ausrichtung aus den ersten Gesprächen: wir gehen direkt dazu über, gemeinsam eine Förderantragsstellung zu gestalten.

Für Partner, die neu in Erasmus+ sind — oder bei uns — kommt zuerst eine kleinere gemeinsame Aktivität. Ein gemeinsam durchgeführter Workshop. Ein gemeinsames TCA. Ein Partnerbesuch. Etwas, das echte operative gemeinsame Erfahrung schafft, bevor wir uns zu einer 12-monatigen geförderten Partnerschaft verpflichten.

Schritt 4 — Gemeinsamer Antrag (wenn der Zeitplan mit einer Programm-Runde zusammenfällt). Die Antragserstellung dauert 8–12 Wochen fokussierter Arbeit. Wir planen das gegen die relevante Erasmus+-Frist (Februar oder Oktober, je nach Leitaktion) und arbeiten von dort rückwärts.

Schritt 5 — Projektdurchführung (nach Genehmigung, Projektstart). Wenn der Antrag genehmigt wird, startet das Projekt 4–6 Monate nach der Antragsfrist. Zu diesem Zeitpunkt haben beide Seiten bereits erhebliche Beziehungsarbeit geleistet, sodass das Projekt selbst auf einer bereits existierenden Infrastruktur läuft.

Wie man den ersten Schritt macht

Schreib an partners@vjms-wien.eu mit Folgendem:

Wer ihr seid. Organisationsname, Land, Gründungsjahr, ungefähre Größe, OID falls vorhanden.

Was ihr geliefert habt. Aktuelle Erasmus+-Projekte (KA1 / KA2), andere Jugendmobilitätserfahrung, eure thematischen Schwerpunkte.

Was ihr in einer Partnerschaft sucht. Entsenden? Gastgeben? KA2-Koentwicklung? Etwas Bestimmtes, woran ihr gerade arbeitet?

Realistischer Zeitplan auf eurer Seite. Wann könntet ihr tatsächlich beginnen? Welche Erasmus+-Runde zielt ihr an, falls eine?

Wir antworten innerhalb von 5 Werktagen entweder mit einem Kalenderlink zur Vereinbarung des ersten Gesprächs oder — ehrlich — mit einem Hinweis, warum wir nicht die richtige Wahl sind. Beide Antworten sind nützliche Information.