Datenschutz & Privatsphäre.

§ 01Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 5 Datenschutzgesetz nicht zwingend zu bestellen. Datenschutzanfragen werden direkt vom Vorstand bearbeitet.

§ 02Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer/innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer der folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO):

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — z.B. Newsletter-Anmeldung
• Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — z.B. Bewerbung für einen Austausch
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — z.B. Aufbewahrungspflichten
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — z.B. IT-Sicherheit, Funktionsfähigkeit der Website

§ 03Bereitstellung der Website & Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Hosting-Provider automatisch Daten und Informationen vom Computer des aufrufenden Systems.

Erfasste Daten

• IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite (URL)
• Übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und Version
• Betriebssystem
• Referrer (zuvor besuchte Seite)

Zweck & Rechtsgrundlage

Diese Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Website, der Sicherstellung der IT-Sicherheit und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer

Logfiles werden in der Regel nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

Hosting-Anbieter

Die Website wird gehostet bei:

Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages)
101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA
EU-Vertretung: Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, c/o Mindspace, 80331 München

Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Cloudflare betreibt ein globales Content-Delivery-Network mit Rechenzentren in der EU; die Auslieferung erfolgt überwiegend über europäische Server.

Datenübermittlung in die USA: Erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023). Cloudflare ist gemäß dem DPF zertifiziert.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cloudflare: cloudflare.com/privacypolicy

§ 04Verwendung von Cookies

Wir verwenden Cookies — kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, um die Funktionsfähigkeit unserer Website zu gewährleisten.

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich (z.B. Sprachauswahl, Sitzungs-Cookies). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse- und Marketing-Cookies

Diese werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Auf dieser Website gesetzte Cookies

Beim ersten Besuch werden Sie über ein Cookie-Banner um Ihre Einwilligung in nicht-essenzielle Cookies (insbesondere Webanalyse) gebeten. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer ändern.

§ 05Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Erfasste Daten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• Datum und Uhrzeit der Übermittlung

Zweck & Rechtsgrundlage

Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

Speicherdauer

Bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage, längstens 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

§ 06Newsletter / Kohorten-Interessensliste

Wenn Sie sich für unsere Kohorten-Interessensliste anmelden, verwenden wir die angegebenen Daten zur Versendung von Informationen über kommende Austauschprogramme.

Erfasste Daten

• E-Mail-Adresse (verpflichtend)
• Vorname (optional)
• Altersgruppe (optional)
• Sprachen / Interessensgebiete (optional)

Double-Opt-In

Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail zur Verifikation. Erst nach Bestätigung werden Sie in die Verteilerliste aufgenommen.

Rechtsgrundlage & Widerruf

Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen — über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an privacy@vjms-wien.eu.

Newsletter-Versand-Anbieter

Verwaltung der Verteilerliste, Double-Opt-In-Bestätigung und Versand der Newsletter erfolgen durch Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich). Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet — eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Newsletter-E-Mails werden von einer dedizierten Subdomain (newsletter.vjms-wien.eu) versendet, getrennt von unserer regulären Geschäftskorrespondenz. Dies verbessert die Zustellbarkeit und isoliert die Reputation der Newsletter-Domain.

Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzinformationen Brevo: brevo.com/legal/privacypolicy

§ 07Bewerbungsverfahren für Austauschprogramme

Diese Bestimmungen werden mit dem Start des ersten Austauschprogramms (geplant Q3 2026) aktiviert und vor Inbetriebnahme entsprechend konkretisiert.

Erwartete Datenkategorien

• Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon)
• Sprachkenntnisse
• Motivation und Eignungsangaben
• Daten für Reise- und Versicherungsabwicklung (im Auswahlfall)

Zweck & Rechtsgrundlage

Durchführung des Bewerbungsverfahrens und gegebenenfalls Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Erasmus+ Berichtspflichten

Im Falle einer Teilnahme an Erasmus+ geförderten Programmen können bestimmte Daten zur Berichterstattung an die Nationalagentur (OeAD) bzw. die Europäische Kommission übermittelt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

§ 08Webanalyse

Wir verwenden Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst, um die Nutzung unserer Website besser zu verstehen und unser Angebot kontinuierlich zu verbessern.

Anbieter

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Vertreter in der EU).
Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Erfasste Daten

• Gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung in GA4 ist standardmäßig aktiviert)
• Geräte- und Browser-Informationen (Betriebssystem, Browser-Typ, Bildschirmauflösung)
• Aufgerufene Seiten und Verweildauer
• Quelle des Website-Aufrufs (Referrer)
• Ungefährer geografischer Standort (Land/Stadt-Ebene, nicht präzise)

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Verarbeitung erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über unser Cookie-Banner. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Datenübermittlung in die USA

Daten werden an Server von Google in den USA übertragen und dort verarbeitet. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023). Google LLC ist gemäß dem DPF zertifiziert.

Speicherdauer

Wir haben die Aufbewahrungsdauer der Nutzer- und Ereignisdaten in GA4 auf 14 Monate konfiguriert (Mindestwert in GA4).

Widerruf und Opt-out

Sie können der Datenerfassung jederzeit widersprechen, indem Sie:

• Ihre Cookie-Einstellungen über den Banner-Link im Footer anpassen, oder
• das Browser-Add-on von Google installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Auftragsverarbeitung

Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google: policies.google.com/privacy

§ 09Einbindung externer Dienste

Google Fonts

Wir verwenden Schriftarten von Google Fonts. Beim Laden der Website werden die Schriftarten von Google-Servern abgerufen, wodurch Ihre IP-Adresse an Google übermittelt wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hinweis: Eine selbst-gehostete Schriftarten-Lösung wird derzeit geprüft, um diese Übermittlung zu vermeiden.

Eingebettete Inhalte (YouTube, Vimeo, Social Media)

Sollten wir externe Inhalte einbetten (z.B. Video-Player, Social-Media-Posts), werden Daten erst nach Ihrer aktiven Zustimmung an die jeweiligen Anbieter übertragen ("Two-Click-Solution").

§ 10Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer:

• An Auftragsverarbeiter (Hosting, Newsletter, Analyse) gemäß Art. 28 DSGVO
• An Partnerorganisationen in Erasmus+ Projekten im notwendigen Umfang (z.B. Hosting-Organisation im Zielland)
• An die Nationalagentur (OeAD) bzw. die Europäische Kommission im Rahmen der Erasmus+ Berichtspflichten
• An Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

§ 11Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/EWR erfolgt nur, wenn:

• Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, oder
• Geeignete Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln, Binding Corporate Rules) bestehen, oder
• Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Bei US-amerikanischen Auftragsverarbeitern stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

§ 12Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

§ 13Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@vjms-wien.eu. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

§ 14Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren — insbesondere bei der österreichischen Aufsichtsbehörde, der Datenschutzbehörde:

§ 15Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

• SSL/TLS-Verschlüsselung der gesamten Website
• Zugriffsbeschränkungen auf Need-to-know-Basis
• Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern

§ 16Aktualität und Änderung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 24. Mai 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.